Excel - de basis voor het maken van verkoopoffertes / facturen / inkooporders
Database en bijbehorend document --------
Invoering
Veel sites, links, blogs, tutorials al uitgelegd en gedetailleerd:
"Hoe een database (lijst met informatie) te gebruiken om het maken van documenten te vergemakkelijken, zoals: sale_quotes, facturen, inkoop- of leveringsbestellingen". In de meeste gevallen zijn de gegeven uitleg te ingewikkeld om Excel-beginners aan de slag te helpen. Het doel van deze tip is om een eenvoudige en effectieve methodiek te bieden.
Procedure
1) Voer in blad 1 "Produits" (Producten) regel voor regel alle informatie betreffende elk artikel in, de naam (zonder duplicatie) van elk item in de eerste kolom van de tabel.
2) Gebruik de eerste rij voor de titels van de verschillende secties: désignation, référence, marque, modèle, prix unitaire, couleur, conditionnement (beschrijving, referentie, merk, model, stuksprijs, kleur, verpakking ...)
3) Definieer een naam voor het gegevensbereik, bijvoorbeeld "MaBase" (MyDatabase).
4) Definieer een naam voor de cellen in de eerste kolom van het bereik, bijvoorbeeld "MyName".
5) Gebruik "MonNom" (MyName) om een vervolgkeuzelijst te maken in blad 2 "Devis" (Sales_quote) om ervoor te zorgen dat alleen bestaande producten worden aangeroepen en met de juiste spelling.
6) Gebruik MaBase (MyDatabase) om gegevens in te voeren voor die cellen die worden weergegeven in "Devis" (Sales_quite), met behulp van de functie VERT.ZOEKEN.
Raadpleeg dit bestand voor een beter begrip van de procedure:
- //cjoint.com/13ju/CGzcdhp8Llq.htm
Andere gebruiken
Andere werkbladen van dezelfde werkmap kunnen voor andere doeleinden worden bewerkt: facturen factureren, gegevens in dezelfde database verzamelen ...
Op deze manier kunt u beschrijvingen maken (bewerkbare bladen).
Ze worden aanbevolen om records vast te leggen (voorraad, lidmaatschap, identiteit ...)
Waarnemingen
a - Zorg dat de database alfabetisch is gesorteerd om gemakkelijk te kunnen worden geraadpleegd in de vervolgkeuzelijst.
b - Nieuwe items moeten tussen de eerste en laatste rij worden toegevoegd (mogelijk moet u de lijst opnieuw sorteren).
c - Kolom kan on the fly worden toegevoegd
d - Waarschuwing: in geval van een gegevensupdate hebben alleen nieuwe toevoegingen de gewijzigde waarden, de reeds verzamelde gegevens worden niet dynamisch (automatisch) bijgewerkt!
herinneringen
a - Om een vervolgkeuzecel te maken, gaat u naar het tabblad "Gegevens" en de opdracht "Gegevensvalidatie" met Toestaan / Lijst en het brontype "= MonNom" (= Mijn naam).
b - Een database mag geen lege regel en kolom bevatten en geen samengevoegde cellen!
Origineel document gepubliceerd door Raymond PENTIER op CommentcaMarche.net.